Вы здесь: Главная Методические материалы Методические пособия Памятка по соблюдению единых норм орфографии и пунктуации русского языка при заполнении текстовых полей ПК «Архивный Фонд», составлении архивных описей, исторических справок, архивных справочников и текстов
  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size
 Поиск

ОГКУ "Государственный архив Калининградской области"

E-mail Печать

.
ПАМЯТКА
ПО СОБЛЮДЕНИЮ ЕДИНЫХ НОРМ ОРФОГРАФИИ И ПУНКТУАЦИИ РУССКОГО ЯЗЫКА ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД», СОСТАВЛЕНИИ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ, ИСТОРИЧЕСКИХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ И ТЕКСТОВ
Калининград 2014 год



Составитель:
начальник отдела научно-справочного аппарата ОГКУ «ГАКО»

Л.И. Васьковская

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭПК

при Архивном агентстве Калининградской области

от  27.11.2014  № 10


ВВЕДЕНИЕ

1. Общие правила и рекомендации

2. Написание имен собственных

3. Написание географических и административно-территориальных названий и производных от них слов

4. Написание названий организаций (в том числе – общественных), учреждений, предприятий, фирм, политических партий, а также  наименований должностей их руководителей, должностных лиц

4.1. Высшие, центральные органы власти и управления

4.2. Местные органы власти и управления

4.2.1. Органы власти и управления субъекта Российской Федерации

4.2.2. Органы местного самоуправления

4.3. Организации, учреждения

4.4. Политические партии

5. Написание названий документов органов власти и управления

6. Написание наименований званий: специальных (классных чинов), научных, воинских, духовных; титулов и должностей зарубежных стран

7. Написание названий орденов, медалей, знаков отличия, почетных знаков, почетных званий и премий

8. Написание названий исторических эпох, событий, мероприятий, праздников

9. Написание дат, порядковых и количественных числительных

9.1. Написание дат

9.2. Написание порядковых числительных

9.3. Написание сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные

9.4. Написание количественных числительных

9.5. Написание количественных числительных буквенным способом

10. Написание наименований единиц измерения (единиц физических величин), технических форматов, типов и характеристик

11. Основные правила заполнения текстовых полей ПК «Архивный фонд»

11.1. Общие правила и рекомендации

11.2. Особенности использования отдельных знаков препинания

12. Устранение и обозначение неисправностей текста при его переносе в ПК «Архивный фонд»

 

ВВЕДЕНИЕ

Процессы активного внедрения и использования программных комплексов, входящих в состав Единой автоматизированной информационной системы по учету документов Архивного фонда РФ, делают особенно актуальной задачу выработки и применения единого для всей архивной сферы порядка, регулирующего вопросы переноса информации из учетной документации архивов в программные комплексы, а также унифицированных правил заполнения полей.

В целях решения проблемных вопросов унификации представляемой информации Федеральным архивным агентством  и ООО «АДАПТ»  разработан Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (далее – Единый порядок).

Часть полей программных комплексов является текстовыми, заполнение которых производится вручную, а содержание составляет развернутые тексты. Как правило,  именно в этих полях сконцентрировано наибольшее количество ошибок, неточностей и разночтений, связанных с применением норм и требований правописания, от чего  напрямую зависит работоспособность информационной системы в части осуществления поисковых запросов и корректности получаемых результатов.

Задача данной Памятки — обобщить закрепленные в Едином порядке требования к заполнению текстовых полей (прежде всего, это касается поля «Заголовок» – уровень «Ед. учета/Ед. хранения» и поля «Историческая справка» – уровень «Фонд»), с точки зрения соблюдения единых норм грамматики, орфографии и пунктуации русского языка.

Соблюдение этих требований на стадии подготовки, прежде всего, описей дел, исторических справок позволит упростить работу по дальнейшему переносу текстов этих документов в ПК «Архивный фонд».

Включенные в данную Памятку разделы и содержащиеся в них примеры подобраны, в первую очередь, с учетом их востребованности при изложении текстовой информации на основе документов архивных фондов, хранящихся в Государственном архиве Калининградской области. Последние два раздела Памятки отражают отдельные особенности расположения и переноса текста при заполнении текстовых полей ПК «Архивный фонд».

Памятка предназначена для работников архива, занимающихся заполнением текстовых полей ПК «Архивный фонд», составлением описей дел и документов, исторических справок, а также может иметь практическое применение при подготовке различных архивных справочников, публикаций и т. д.

1. Общие правила и рекомендации

 

Для заполнения текстовых полей в карточках программных комплексов используются только буквы кириллического алфавита. Исключения составляют:

- сведения из учетной документации, составленной на иностранном языке, в том числе  иноязычные слова и фразы в названиях фондов, описей, единиц хранения, документов, в аннотациях и исторических справках;

- римские цифры, применяемые в соответствии с установленными правилами при обозначении веков, номеров съездов и т. д.;

- иноязычные аббревиатуры в полях тип пленки, формат пленки, тип записи, формат записи, характеристики носителя вкладок Электронные документы, Кинодокументы, Видеодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета.

При заполнении текстовых полей особо необходимо обращать внимание на недопущение использования букв латинского алфавита, имеющих сходное с кириллицей начертание (прописные и строчные буквы).

Следует также иметь в виду, что в текстовых полях не применяется буква «ё».

Использование сокращенных форм слов в текстовых полях

 

В текстовых полях аннотаций, исторических справок, примечаний, сопроводительной документации программного комплекса «Архивный фонд» допустимо использование сокращений только для следующих служебных слов, указанных в таблице:

 

Полное написание

Сокращенное написание

Примечание

Бывший (бывшая)

быв.

 

В том числе

в т. ч.

между «т.» и «ч.» ставится пробел

Другое (другие)

др.

 

Имени

им.

 

Так далее

т. д.

между «т.» и «д.» ставится пробел

То есть

т. е.

между «т.» и «е.» ставится пробел

Тому подобное

т. п.

между «т.» и «п.» ставится пробел

Если предложение после данных сокращений продолжается, то в тексте, как правило, ставится пробел, например: В концерте приняли участие студенты Калининградского музыкального колледжа им. С. В. Рахманинова.

Если в продолжающемся предложении после этих сокращений следует знак препинания, то между точкой и следующим знаком препинания пробел не ставится, например: Материалы творческой деятельности актера отражены в фотографиях, афишах, рецензиях и т. п., а также в предоставленных дневниковых записях и письмах.

Если предложение заканчивается данным сокращением, то после точки второй

знак препинания (например, точка в конце предложения) не ставится, например:

В опись включены приказы, планы, отчеты и др. Состав документов полный.

Иные общепринятые сокращенные формы  слов, допустимые для использования в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, сопроводительной документации перечислены в Приложении к Памятке.

В других полях ПК «Архивный фонд» все слова текста должны иметь полную форму написания, а сокращенные формы слов, имеющиеся в документации, должны быть раскрыты.

 

2. Написание имен собственных

 

Имена, отчества, фамилии, прозвища, псевдонимы пишутся с прописной буквы: Пушкин Александр Сергеевич, Максим Горький, Александр Невский, Ярослав Мудрый, Сергий Радонежский, императрица Елизавета Петровна.

Порядковые номера, присваиваемые царствующим особам, могут писаться как словами с прописной буквы, так и римскими цифрами: Петр Первый (Петр I), Екатерина Вторая (Екатерина II, Екатерина Великая).

Сложные  (двойные, тройные) русские фамилии пишутся через дефис и не отделяются пробелами, а каждая часть фамилии начинается с прописной буквы: Салтыков-Щедрин, Римский-Корсаков, Немирович-Данченко.

Составные иностранные имена и фамилии пишутся раздельно с прописной буквы: Гофман Эрнст Теодор Амадей, Рузвельт Франклин Делано.

Артикли, предлоги, частицы (ван, фон, ле и т. п.) в сложных западноевропейских фамилиях и именах пишутся со строчной буквы, а каждая часть фамилии и имени отделяется от другой одинарным пробелом (за исключением случаев, когда артикли, предлоги и частицы слились с фамилией или присоединяются к ней при помощи дефиса): Леонардо да Винчи, Людвиг фон Эрлихсхаузен (но, Фонвизин, Ван-Гог).

В целях повышения эффективности поисковых механизмов в случаях, когда в документации имеется различное написание имени собственного одного и того же лица (или у него имеются псевдонимы), эти написания унифицируются и указываются в полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/ единиц учета, документа, поле автор документа (автор съемок – для фотодокументов, автор и исполнитель – для видеодокументов и фонодокументов, автор, руководитель, ответственные исполнители и организация, разработчик, соисполнители – для НТД), в редактируемых справочниках «Публикация» и «Фондообразователь – частные лица», в персональном указателе, во всех имеющихся вариантах. При этом второе и последующие написания вводятся в текст в квадратных скобках: Уильям [Вильям] Шекспир, Екатерина Великая [Екатерина Вторая, Екатерина II].

Последовательность написания фамилии, имени,  отчества

 

В полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/единиц учета, документов, в полях авторы / исполнители (для вкладок фотодокументы, видеодокументы и т. д.) и автор документа (уровня Документ), в персональном указателе, полях примечаний и др. текстовых полях сначала пишется фамилия, затем имя и отчество (полностью либо инициалы). При этом между фамилией, именем и отчеством (полным либо инициалами) ставится пробел: Алексеев Валерий Михайлович либо Алексеев В. М.[1]

В текстовых полях аннотация и историческая справка допустимо единое, унифицированное для всего текста написание собственных имен в обратном порядке – имя, отчество, фамилия: Игорь Юрьевич Краснянский либо И. Ю. Краснянский.

 

3. Написание географических и административно-территориальных названий и производных от них слов

 

Все слова в официальных названиях государств, а также собственные географические наименования пишутся с прописной буквы: Российская Федерация (Россия), Союз Советских Социалистических Республик (Советский Союз), Республика Беларусь (Беларусь), Федеративная Республика Германия (Германия), Республика Польша (Польша), а также Кавказ, Алтай, Сибирь и т. д.

Названия частей государств и континентов, носящие терминологический характер, пишутся с прописной буквы: Европейская Россия, Западная Белоруссия, Юго-Восточная Украина, Северная Италия и т. д.

При написании  названий групп государств по их географическому местонахождению родовое наименование пишется со строчной буквы: страны Балтии, Прибалтийские республики, Скандинавские страны, Среднеазиатские республики и т. д. (но: северные страны, придунайские страны).

В названиях союзов и объединений государств с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена: Европейский союз (Евросоюз, ЕС), Совет государств Балтийского моря (СГБМ), Содружество Независимых Государств (СНГ), Организация Североатлантического договора (НАТО, Североатлантический альянс; но – Северо-Атлантический хребет) и т. д.

Названия стран света, употребляющиеся как названия территорий или входящие в состав таких названий, пишутся с прописной буквы: страны Запада, традиции Востока, Дальний Восток, Ближний Восток, Крайний Север и т. д.

Как названия сторон света, направлений в пространстве эти слова пишутся со строчной буквы: восток, запад, юг, северо-запад, юго-восток и т. д.

Части света пишутся с прописной буквы: Европа, Азия, Америка и т. д.

Сложные географические названия с первым компонентом Северо-, Южно-, Западно-, Восточно- пишутся через дефис без пробелов (каждая часть с прописной буквы): Северо-Запад, Западно-Сибирская равнина, Восточно-Прусская операция (но: Восточная Пруссия) и т. д.

Однословные производные (преимущественно неофициальные) от названий территорий, областей, местностей пишутся с прописной буквы: Прибалтика, Балтия, Скандинавия, Закавказье, Ставрополье и т. д.

В составных географических названиях и в названиях административно-территориальных единиц с прописной буквы и полностью пишутся все слова, кроме родовых наименований (гора, залив, море, озеро, остров, река и т. п.; область, край, район, город, поселок (поселок городского типа), улица и т. п.), а также  сокращений, образованных от этих слов:

   - Балтийское море, Балтийское побережье, Куршская коса, река Преголя   (р. Преголя);

    - Варминско-Мазурское воеводство, Калининградская область, город Балтийск (г. Балтийск), Гвардейский район (Гвардейский р-н), поселок Луговое (пос. Луговое), улица Комсомольская (ул. Комсомольская), Малый переулок (Малый пер.) и т. д.

 

Наименования воинских, ученых и других званий, профессий, входящих в составные названия улиц пишутся с прописной буквы: площадь Маршала Василевского, улица Старшины Дадаева, улица Партизана Железняка, улица Профессора Баранова и т. д.

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов и т. п. с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: станция Калининград-Пассажирский, Южный вокзал, Северный вокзал, аэропорт Храброво и т. д.

Названия жителей, образованные от географических названий, пишутся со строчной буквы: калининградцы, гусевцы, советчане, петербуржцы и т. д.

Прилагательные, образованные от географических названий, пишутся с прописной буквы, если они являются частью составных названий учреждений, архитектурных и других памятников, исторических событий, военных округов, фронтов и других военных наименований, а также индивидуальных имен людей: Калининградский областной драматический театр, Фридландские ворота, Потсдамская конференция,   - 3Белорусский фронт, Кенигсбергская операция, Александр Невский и т. д.

При написании составных названий все слова (в том числе, их сокращенные варианты) отделяются друг от друга одинарным пробелом.

 

4. Написание названий организаций (в том числе – общественных), учреждений, предприятий, фирм, политических партий, а также  наименований должностей их руководителей, должностных лиц

 

Имена собственные, названия географических объектов и административно-территориальных единиц,  входящие в состав названия органа власти и управления, организации, учреждения, а также в наименование должности  пишутся в соответствии с установленными правилами их написания.

4.1. Высшие, центральные органы власти и управления

 

В названиях высших органов власти и управления России, а также бывшего Советского Союза все слова, как правило, пишутся с прописной буквы. Наименование должностей руководителей страны и ее высших органов также пишутся с прописной буквы, при этом названия должностей их заместителей, помощников и т. д. пишутся уже со строчной буквы:

- Президент СССР, Вице-президент СССР;

- Совет Федерации;

- Верховный Совет СССР и его две палаты: Совет Союза и Совет Национальностей, Председатель Верховного Совета СССР,

- Президиум Верховного Совета СССР, Председатель Президиума Верховного Совета СССР

- Кабинет Министров СССР (Совет Министров СССР), Премьер-министр СССР (Председатель Совета Министров СССР);

- Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации,  помощник (либо советник, пресс-секретарь) Президента Российской Федерации;

- Федеральное Собрание (парламент Российской Федерации);

- Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (полное название), Председатель Совета Федерации, заместитель (либо первый заместитель) Председателя Совета Федерации, член Совета Федерации;

- Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации (полное название), Председатель Государственной Думы, заместитель (либо первый заместитель) Председателя Государственной Думы, депутат Государственной Думы;

- Правительство Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

- Верховный Суд Российской Федерации, Председатель Верховного Суда Российской Федерации.[2]

Названия центральных органов управления (министерства, федеральные службы, агентства и др.) пишутся с прописной буквы, а наименования должностей их руководителей, и других должностных лиц начинаются со строчной буквы:

- Министерство финансов СССР, министр финансов СССР, заместитель министра финансов СССР;

- Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам;

- Министерство культуры Российской Федерации, министр[3] культуры Российской Федерации, заместитель (либо первый заместитель) министра культуры Российской Федерации;

- Федеральная налоговая служба, руководитель (либо заместитель руководителя) Федеральной налоговой службы;

 - Федеральное архивное агентство (Росархив), руководитель (либо заместитель руководителя) Федерального архивного агентства.

Названия департаментов, главных управлений, управлений и др., входящих в структуру федеральных министерств и ведомств, пишутся с прописной буквы, а наименования должностей их руководителей и других должностных лиц пишутся со строчной буквы:

- Управление финансирования культуры и здравоохранения Министерства финансов СССР (начальник Управления …);

- - -

- Департамент контроля и кадров Министерства культуры Российской Федерации, директор (либо заместитель директора) Департамента контроля и кадров Министерства культуры Российской Федерации;

- Главное организационно-инспекторское управление Федеральной таможенной службы, начальник (либо заместитель начальника) Главного организационно-инспекторского управления Федеральной таможенной службы.

Названия отделов (отделений, групп) прямого подчинения либо входящих в состав департаментов, главных управлений, управлений и т. д. федеральных министерств и ведомств, а также наименование должностей их руководителей и других должностных лиц пишутся со строчной буквы:

-  отдел электронного документооборота и контроля исполнения Административного департамента Министерства культуры Российской Федерации, (начальник отдела …);

- отдел организации информационных услуг Управления организации архивных услуг Федерального архивного агентства (начальник отдела …);

- договорно-правовой отдел[4] Федерального архивного агентства, начальник договорно-правового отдела Федерального архивного агентства.

 

4.2. Местные органы власти и управления

 

В соответствии с современными правилами русской орфографии с прописной буквы пишется первое слово в названиях местных органов власти и управления, а также входящие в состав этих названий слова «Совет» и «Администрация». На практике эти правила не всегда соблюдаются, о чем свидетельствуют приведенные ниже примеры. Поэтому в этих случаях следует использовать написание названий местных органов власти и управления в том варианте, в котором они закреплены в уставных документах.

 

4.2.1. Органы власти и управления субъекта Российской Федерации

 

Названия высших органов власти и управления субъекта Российской Федерации должны соответствовать их официально закрепленным названиям. Наименования должностей, включая руководителей, пишутся со строчной буквы:

 

Калининградская область

- губернатор[5] Калининградской области, полномочный представитель губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе;

- Калининградский областной Совет[6] народных депутатов и его исполнительный комитет;

- Калининградская областная Дума[7], Совет Калининградской областной Думы, председатель (либо заместитель председателя, депутат) Калининградской областной Думы;

- Правительство Калининградской области, аппарат Правительства Калининградской области, председатель (либо заместитель председателя) Правительства Калининградской области, руководитель аппарата Правительства Калининградской области.

Названия органов исполнительной власти субъекта РФ (министерства, агентства, службы), как правило, пишутся с прописной буквы, а наименования должностей их руководителей и других должностных лиц начинаются со строчной буквы:

- Министерство строительства Калининградской области, министр строительства Калининградской области, заместитель (либо первый заместитель) министра строительства Калининградской области;

- Архивное агентство Калининградской области, руководитель (директор) Архивного агентства Калининградской области, заместитель руководителя (директора) Архивного агентства Калининградской области;

- Служба по экологическому контролю и надзору Калининградской области, руководитель (директор) Службы по экологическому контролю и надзору Калининградской области.

Названия структурных подразделений органов исполнительной власти субъекта РФ, их руководителей и других должностных лиц пишутся со строчной буквы:

- департамент целевых программ Министерства строительства Калининградской области, начальник департамента целевых программ Министерства строительства Калининградской области;

- отдел координации строительства и стройиндустрии департамента целевых программ Министерства строительства Калининградской области, начальник (либо ведущий консультант) отдела координации строительства и стройиндустрии департамента целевых программ Министерства строительства Калининградской области;

- отдел контроля и надзора за использованием и охраной водных объектов Службы по экологическому контролю и надзору Калининградской области, начальник (либо главный государственный инспектор) отдела контроля и надзора за использованием и охраной водных объектов Службы по экологическому контролю и надзору Калининградской области.

 

4.2.2. Органы местного самоуправления

 

Название муниципального образования, входящее в состав названия органа местного самоуправления, должно соответствовать официальному названию (как правило, пишется с прописной буквы и заключается в кавычки).

Названия органов местного самоуправления должны соответствовать их официально закрепленным названиям. Названия их структурных подразделений, а также наименования должностей, включая руководителей, пишутся со строчной буквы:

городской округ «Город Калининград»

- глава городского округа «Город Калининград»;

- городской Совет депутатов Калининграда, председатель (либо заместитель председателя, депутат) городского Совета депутатов Калининграда;

- администрация городского округа "Город Калининград"[8],  заместитель (либо первый заместитель) главы администрации городского округа "Город Калининград"; 

- комитет по социальной политике администрации городского округа "Город Калининград" (председатель комитета …);

- управление культуры комитета по социальной политике администрации городского округа "Город Калининград" (начальник управления …);

- отдел культурно-массовой работы и охраны культурного наследия управления культуры комитета по социальной политике администрации городского округа "Город Калининград" (начальник отдела …);

 

Гусевский городской округ

(Официальное полное наименование согласно Уставу – муниципальное образование «Гусевский городской округ» Калининградской области;  сокращенное наименование – Гусевский городской округ. В документах встречается сокращенное написание словосочетания муниципальное образование – МО.) 

- глава муниципального образования «Гусевский городской округ»;

- окружной Совет депутатов муниципального образования «Гусевский городской округ» Калининградской области,  председатель (заместитель председателя, депутат) окружного Совета МО «Гусевский городской округ»;

- администрация муниципального образования «Гусевский городской округ» Калининградской области, глава администрации муниципального образования «Гусевский городской округ» Калининградской области;

- финансовое управление администрации муниципального образования «Гусевский городской округ» (начальник финансового управления …);

- бюджетный отдел финансового управления администрации муниципального образования «Гусевский городской округ», (начальник бюджетного отдела …);

- отдел по управлению муниципальным имуществом и земельным ресурсам администрации муниципального образования «Гусевский городской округ».

 

4.3. Организации, учреждения

 

Полные и сокращенные наименования учреждений, организаций закреплены в их уставных документах (например: полноеОбластное государственное казенное учреждение «Государственный архив Калининградской области», сокращенное – ОГКУ «ГАКО»). Сведения о полных и сокращенных официальных наименованиях  различных организаций можно также получить на сайте egrul.nalog.ru

В названиях учреждений, организаций (в том числе – общественных) с прописной буквы пишется первое слово: Российская академия наук, Калининградская областная таможня, Дом офицеров Балтийского флота, Калининградское областное общество охотников и рыболовов и т. д.

Помимо первого слова, а также собственных имен, географических и административно-территориальных названий, с прописной буквы пишется начальное слово той части, которая сама по себе употребляется в функции того же названия: Государственный академический Большой театр России (Большой театр России), Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея) и т. д.

В названиях государственных и муниципальных учреждений и организаций, в состав которых входит как  само наименование,  так и его организационно-правовая форма, с прописной буквы пишется первое слово, а также первое слово названия, заключенного в кавычки: Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Музей Мирового океана», Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Калининградский областной музыкальный колледж им. С. В. Рахманинова», Государственное казенное учреждение Калининградской области «Центр занятости населения города Багратионовска» и т. д.[9]

В названиях предприятий, фирм, банков, общественных организаций и т. д. с прописной буквы, как правило, пишется первое слово наименования, заключенного в кавычки (если наименование состоит из нескольких слов, они также могут начинаться с прописной буквы либо прописными буквами может быть написано все название, если это закреплено в уставных документах). Организационно-правовая форма, вид организации пишется строчными буквами либо указывается аббревиатура:   открытое акционерное общество «Балткран», ОАО «Промсвязьбанк», ОАО «Калининградский вагоностроительный завод», общество с ограниченной ответственностью «Вагонтрэйд Плюс», ООО «Офис Депо», ООО «ТРИУМФ», региональная общественная организация «Багратионовское районное общество охотников и рыболовов».

В ПК «Архивный фонд» в полях названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, переименований фонда, оснований объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), место съемки, место изготовления, место записи, организация разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед. хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь — организация», «Публикация» (место издания, издательство) названия организаций пишутся полностью, а в скобках за полным наименованием обязательно должна быть указана общеупотребимая аббревиатура:

- открытое акционерное общество «Калининградрыбпром» (ОАО);

- Строительное управление 148 [СУ-148][10].

В полях аннотаций, исторических справок и примечаний допустимо использование одного, но унифицированного для всех текстов написания названия организации (как правило, сокращенный вариант): ОАО «Калининградрыбпром», ОГКУ «ГАКО» и т. д.

Наименования должностей руководителей и других должностных лиц организаций, учреждений, предприятий и т. д. пишутся со строчной буквы: директор, генеральный директор, коммерческий директор, президент (Российской академии наук), начальник, главный бухгалтер, экономист и т. д.

 

4.4. Политические партии

 

С прописной буквы пишется первое слово (в том числе – заключенное в кавычки) в названиях всех политических партий:

- Коммунистическая партия Советского Союза (КПСС), генеральный секретарь ЦК КПСС (Центрального Комитета КПСС);

- Всероссийская политическая партия «Единая Россия», председатель партии «Единая Россия»

- Либерально-демократическая партия России (ЛДПР), председатель ЛДПР

- Партия пенсионеров России (сокращенное название), Всероссийская политическая партия «Партия пенсионеров России» (полное название), председатель Партии пенсионеров России.

 

5. Написание названий документов органов власти и управления

 

С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, сборников документов, государственных законов, а также в названиях документов, принятых конгрессами,  совещаниями международных организаций и учреждений:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный конституционный закон (название);

- Федеральный закон (название);

- Закон Российской Федерации (название);

- Указ Президента Российской Федерации;

- Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название);

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Итоговый документ Венской встречи;

- Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи (при этом сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, которое предшествует названию документа, пишется со строчной буквы, например: российско-французский Договор о …);

- Совместная российско-индийская декларация и т. п.

В то же время при написании наименования проекта законодательного акта используется строчная буква:

- проект федерального конституционного закона «О …»;                          

- проект федерального закона «О …»;

- проект указа Президента Российской Федерации «О …» и т. п.

Со строчной буквы пишется наименование вида документа, имеющего заголовок, заключенный в кавычки, включая распорядительные документы Президента Российской Федерации и высших органов власти (кроме документов, упомянутых в первом абзаце данного раздела):

- распоряжение Президента Российской Федерации «О …»;

- постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации «О …».

При написании названия документа, включающего не только наименование вида документа, его автора, заголовок, но и дату,  номер  документа, соблюдается следующая последовательность:

- постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

- приказ Федерального архивного агентства от 04 марта 2011 г. № 19 «Об утверждении Плана мероприятий Росархива по выполнению распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р»;

- постановление Правительства Калининградской области от 26 июля 2011 г. № 567 «Об Архивном агентстве Калининградской области» и т. п.

Название вида документа (устав, положение, регламент, инструкция и др.), если оно составляет одно целое с заголовком этого документа, следует писать с прописной буквы:

- Устав Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Калининградской области»;

- Положение об Архивном агентстве Калининградской области;

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

- Инструкция по заполнению трудовых книжек;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

- Программа развития малого предпринимательства и т. п.

 

6. Написание наименований званий: специальных (классных чинов), научных, воинских, духовных; титулов и должностей зарубежных стран

 

Наименования специальных, научных, воинских, духовных званий  пишутся со строчной буквы, например:

- действительный государственный советник юстиции 1 класса, советник государственной гражданской службы 2 класса;

- доктор исторических наук, член-корреспондент Российской академии наук;

- генерал-майор, генерал армии, старший лейтенант, капитан 3 ранга, маршал Российской Федерации;

- кардинал, митрополит, архиепископ (кроме Патриарх всея Руси, Папа Римский).

Также со строчной буквы пишутся названия титулов и должностей в зарубежных странах и в международных организациях, например: император Японии, канцлер Пруссии, королева Нидерландов, президент Франции, премьер-министр Индии, рейхсканцлер ФРГ, генеральный секретарь ООН, председатель Совета Безопасности, посол Австрии, князь, граф.

 

7. Написание названий орденов, медалей, знаков отличия, почетных знаков, почетных званий и премий

 

При написании названий орденов, медалей, почетных знаков и знаков отличия слова «орден», «медаль», «степень», «нагрудный знак», «знак», «значок» и т. п. пишутся со строчной буквы.

В названиях орденов России и бывшего Советского Союза, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило,  пишутся все слова непосредственного названия награды:  орден Ленина, орден Красного Знамени, орден Трудового Красного Знамени, орден Мужества, орден Святого Андрея Первозванного, но орден Дружбы народов.

В названиях орденов, медалей, почетных знаков и знаков отличия, выделяемых кавычками, встречаются два варианта написания:

- с прописной буквы пишутся все слова названия, заключенного в кавычки, например: орден «Знак Почета», медаль «Золотая Звезда»;

- с прописной буквы пишется первое слово названия, заключенного в кавычки, и имена собственные, например: медаль «Ветеран труда», медаль «За взятие Кенигсберга», нагрудный знак «Отличник архивного дела», знак «Почетный железнодорожник».

Названия степеней орденов и медалей пишутся римскими цифрами, например: орден Суворова I степени, орден Трудовой Славы III степени, медаль ордена «За заслуги перед Отечеством II степени».

С прописной буквы в соответствии с традицией пишется словосочетание Почетная грамота.

В наименованиях почетных званий может быть два варианта написания:

- без кавычек и первое слово начинается со строчной буквы, например: народный артист Российской Федерации, заслуженный работник культуры Российской Федерации;

- непосредственное наименование заключено в кавычки и начинается с прописной буквы, например: почетное звание «Народный артист Российской Федерации», почетное звание «Заслуженный работник культуры Российской Федерации».

Кроме того, с прописной буквы пишется почетное звание Герой Российской Федерации, а также почетные звания бывшего СССР: Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда.

В названиях премий первое слово (кроме слова «премия») и собственные имена пишутся с прописной буквы, например: Государственная премия Российской Федерации, Нобелевская премия, премия Ленинского комсомола, премия Президента Российской Федерации для молодых деятелей культуры, премия имени А. С. Пушкина.

Слово «лауреат», стоящее перед названием премии, пишется со строчной буквы, например: лауреат Нобелевской премии, лауреат премии Ленинского комсомола.

 

8. Написание названий исторических эпох, событий, мероприятий, праздников

 

В названиях исторических эпох, событий, политических и культурных мероприятий,  праздников с прописной буквы пишется первое слово, которое может быть и единственным, а также все собственные имена: Древний Египет, Киевская Русь, Возрождение, Реформация, Средние века, Семилетняя война, Тильзитский мир, Первая мировая война, Международный экономический форум,  Марш мира, Дни славянской письменности и культуры, День учителя и т. д.

Однако некоторые родовые наименования пишутся со строчной буквы, даже если являются первым словом составного названия: эпоха Возрождения, движение Сопротивления, революция 1905 г., битва при Калке (но, Битва народов), год Змеи, год Дракона.

С прописной буквы пишутся названия некоторых спортивных мероприятий: Олимпийские игры, Игры доброй воли, Кубок Дэвиса, Кубок мира по футболу (но, чемпионат мира по футболу, чемпионат Европы).

Названия других регулярно проводимых мероприятий пишутся со строчной буквы, например: день встречи выпускников, день открытых дверей, субботник, воскресник.

В некоторых названиях праздников и исторических событий с прописной буквы по традиции пишется не только первое слово, например: День Победы, Великая Отечественная война.

Если название праздника начинается с цифры, то с прописной буквы пишется следующее за ней название месяца: 1 Мая, 8 Марта (но, Первое мая, Восьмое марта).

В названиях съездов, конгрессов, конференций, фестивалей, конкурсов и т. д. слова Международный, Всемирный, Всероссийский, Всесоюзный и т. п. пишутся с прописной буквы независимо от того, обозначается ли стоящий в начале названия порядковый номер словом или цифрой: Восьмой (VIII) Международный конкурс  органистов им. М. Таривердиева,  Третий (III) Всероссийский съезд Советов, Шестой (VI) Всемирный фестиваль молодежи и студентов.

В соответствии со сложившейся традицией слово «пленум» в названиях пленумов ЦК КПСС также пишется с прописной буквы, а стоящее впереди него название месяца, указывающее, когда проходил пленум, пишется со строчной буквы, например: апрельский Пленум ЦК КПСС 1985 г.

Названия исторических эпох и событий, не являющиеся собственными именами, а также названия геологических периодов пишутся со строчной буквы: античный мир, средневековье, феодализм, наполеоновские войны, русско-прусско-французская война, каменный век, ледниковый период.

 

9. Написание дат, порядковых и количественных числительных

 

Согласно правилам русского языка существует три способа оформления чисел на письме: буквенный, цифровой и смешанный.

9.1. Написание дат

 

При написании дат необходимо использовать сокращенную форму слов «год», «годы», «век», «века»: «г.», «гг.», «в.», «вв.» (написание «г.г.» и «в.в.» недопустимо!).

Если предложение заканчивается сокращенной формой написания этих слов, вторая точка в конце предложения не ставится. Необходимо также обращать внимание на соблюдение соответствующих пробелов между составными частями написания даты.

В форматах написания диапазонов дат применяется длинное тире [ — ]. При этом, если тире стоит между цифрами, оно не отделяется пробелами.

При обозначении веков (столетий) применяются только римские цифры. Замена римских цифр на буквы кириллического алфавита недопустима.

Полные одинарные даты пишутся в соответствии со следующим форматом: 22 (однозначная или двузначная арабская цифра) августа (прописью строчными буквами) 1992 (четырехзначная арабская цифра) г. (сокращение слова «год») либо 12 марта 1964 г. либо 09[11] апреля 2004 г.

Неполные одинарные даты пишутся по следующему формату: март (прописью строчными буквами) 1995 (четырехзначная арабская цифра) г. (сокращение слова «год») либо август 1944 г. либо сентябрь 2010 г.

Полный год имеет следующий формат написания: 2000 (четырехзначная арабская цифра) г. (сокращение слова «год») либо 1972 г. либо 1861 г.

Если в документации имеется перечисление полных и неполных одинарных дат, то эти даты отделяются друг от друга запятой (точкой с запятой) и пробелом:

03 мая 1980 г., 15 августа 1980 г., 09 сентября 1980 г. либо апрель 1972 г.; март 1975 г.; июль 1978 г. либо 1979 г., 1982 г., 1991 г.

Необходимо обратить внимание, что в вышеперечисленных форматах написания дат между датой и месяцем, месяцем и годом, годом и буквой «г» ставится пробел; между буквой «г» и точкой, между точкой после буквы  «г»  и запятой (точкой с запятой) пробел не ставится.

В случае, когда в документации указаны десятилетия, применяется так называемый буквенно-цифровой принцип оформления записи, при котором к арабским цифрам, обозначающим десяток лет, через дефис присоединяется («наращивается») соответствующее падежное окончание: 60-е гг. XIX в. либо к 60-м гг.

либо в 1930-х гг.

Если в документации имеется перечисление десятилетий одного и того же века, которые разделены запятой или соединены союзом, к каждой из цифр, обозначающих десятилетия через дефис прибавляется падежное окончание:

70-е, 80-е гг. XVI в. либо 20-е и 30-е гг. XX в.

Если в тексте документа подряд указаны более двух десятилетий одного и того же века, разделенные запятой (точкой с запятой) или соединенные союзом, падежное окончание наращивается только у последнего числительного:

60, 70, 80-е гг. XX в. либо 20 и 30 и 40-е гг. XIX в.

Диапазоны дат воспроизводятся согласно следующим форматам написания.

 

Диапазоны дней:

- в случае, когда даты приходятся на один и тот же месяц одного года, арабские цифры дат пишутся через тире, далее за второй датой следует полное название месяца и четырехзначное число полного года: 07—10 октября 1974 г.[12];

- в случае, когда указаны точные даты разных месяцев и лет, запись должна быть оформлена следующим образом: 01 апреля 1997 г. — 31 марта 1998 г.[13]

Диапазоны месяцев

В случаях, когда точные даты не известны, а в документации присутствует только указание месяцев одного и того же года либо разных лет, запись оформляется следующим образом: июнь — июль 1985 г. либо июнь 1941 г. — май 1945 г.[14]

Диапазоны лет

В случае, когда в документах указан диапазон лет, запись должна оформляться следующим образом: 2001—2005 гг.[15]

Если в документации указывается переходный период между годами (зимний период: декабрь одного года — февраль следующего) либо виды некалендарных лет (учебный, отчетный год) допустимо оформление диапазона дат через косую черту (дробь, правый слеш): зима 1941/1942 гг. либо в 2001/2002 учебном году либо отчетный 2000/2001 г.[16]

Диапазоны десятилетий:

- если в документации указан диапазон десятилетий, относящихся к одному веку, то у второй даты первые две цифры, обозначающие век, не указываются:

1860—70-е гг. либо 1970—80-е гг.;

- если даты диапазона десятилетий относятся к разным векам — полностью пишутся все цифры: 1690—1710-е гг. либо 1990—2000-е гг.;

- если у обоих числительных одинаковое падежное окончание, оно указывается только у второго числительного: 1920—30-е гг. либо 1760—1820-е гг.;

- если падежные окончания у числительных разные или предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым, падежные окончания указываются у каждого числительного: конец 1980-х — 90-е гг.[17]

Диапазоны веков

Запись диапазона веков оформляется аналогично диапазону лет, но при этом используются только римские цифры: IXXIII вв. либо XVII—XIX вв. либо XXXXI вв.[18]

Части месяца, года, десятилетия, века в датах

В случаях, когда в датах указываются части месяца, года, десятилетия, века необходимо использовать полные написания этих частей: первая (вторая) половина, первая (вторая, последняя) треть, первая (вторая, третья, последняя) четверть, начало, середина, конец, настоящее время («по настоящее время»).

Если в тексте документа эти слова сокращены, то при переносе данных в ПК АФ их необходимо заменить на полный вариант написания в соответствующем падеже.

Даты и диапазоны дат, в которых применяются данные слова, оформляются следующим образом:

- во второй половине XV в.;

- первая четверть XVIII в.;

- в середине 60-х гг. XX в.;

- начало 90-х гг. XIX в. — 1917 г.;

- 1560 г. — конец XVII в.;

- последняя треть XIX — первая треть XX вв.;

- 1979 г. – по настоящее время.

Неточные и приблизительные даты

Если даты неточны и указываются приблизительно на основе анализа текста документов и/или иных источников, то в текстовых полях они указываются в квадратных скобках и (при необходимости) со знаком вопроса:

- [04] апреля 1945 г.;

- [Не ранее 1972 г.];

- [Не ранее мая? — не позднее июля?] 1960 г.

Даты рождения (годы жизни) в названиях фондов личного происхождения и в заголовках дел (документов)

В названиях фондов личного происхождения и в заголовках дел (документов):

- даты рождения пишутся за фамилией, именем и отчеством в круглых скобках с сокращением слова «родился» («родилась»):

Фальц-Фейн Эдуард Александрович (род. 14 сентября 1912 г.), барон, почетный член Российского международного фонда культуры;

- годы жизни указываются за фамилией именем отчеством в круглых скобках:

Пясковский Михаил Григорьевич (1925—2012), художник, член Союза художников СССР;

- при невозможности указать точные даты жизни вместо них в круглых скобках ставятся знаки вопроса, разделенные тире:

Куликов Иван Петрович (? — ?).

 

9.2. Написание порядковых числительных

 

При обозначении веков (столетий), номеров конференций, конгрессов и съездов, международных объединений, выборных органов, продолжающихся спортивных состязаний, имен императоров, королей, номеров кварталов (промежутка времени в году) применяются римские цифры:

XX век, XVII в., XX столетие, XXVIII съезд, XI конгресс, VII съезд народных депутатов,

III Интернационал, IV Государственная Дума, XXII Олимпийские игры, Александр II, Карл V,

III—IV кварталы  и т. д.

Номера сессий и созывов в официальных документах принято обозначать словом (первая сессия четвертого созыва), однако в целях повышения эффективности поисковых систем в текстовых полях ПК «Архивный фонд» рекомендуется использовать два варианта написания — словами и в скобках римскими цифрами: первая (I) сессия четвертого (IV) созыва.

Использование букв кириллического алфавита взамен римских цифр (латиницы) недопустимо! Правильное написание римских цифр латиницей: I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII, XIX, XX.

Номерные порядковые обозначения фронтов, армий, корпусов, дивизий, войсковых частей, пятилеток и т. д. передаются арабскими цифрами с добавлением соответствующих падежных окончаний:

1-я Конная армия, 24-я дивизия, 15-й контрольно-измерительный участок, 3-я пятилетка.

Если перед цифрой используется служебный знак «№», то между ним и цифрой ставится пробел:  № 5, № 11 и т. д.

При перечислении нескольких номеров знак «№» не удваивается: № 3, 5, 7, а не №№ 3, 5, 7.

Для обозначения знака номер («№») недопустимо использовать букву N латинского алфавита.

С целью оптимизации поисковых механизмов ПК «Архивный фонд» в текстовых полях названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/единиц учета, аннотациях, исторических справках и др. следует избегать применения буквенной формы написания порядковых числительных, унифицируя написание и переводя подобные числительные в буквенно-цифровую форму написания с обязательным (при необходимости) наращением падежного окончания, установленного через дефис:

 

Буквенная форма

(написано в подлиннике)

Буквенно-цифровая форма

(должно быть внесено в текстовые поля ПК АФ)

сто пятый поезд       

105-й поезд

двести восемнадцатый отряд

218-й отряд

При этом падежные окончания должны быть:

- однобуквенными, если последней букве порядкового числительного предшествует гласная: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой,  

1-й Белорусский фронт,

отряд 11-й армии,

колхоз «20-й Октябрь»,  

колхоз им. 2-й пятилетки,

12-я бригада,

2-е издание;

- двухбуквенными, если последней букве порядкового числительного предшествует согласная: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми,

17-го полка,

2-му изданию и т. д.

Между порядковым числительным, дефисом и падежным окончанием пробелы не ставятся.

 

9.3. Написание сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные

 

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся с указанием слова, обозначающего срок (падежные окончания к числительным не добавляются):

250-летие, 2-месячный срок и т. д.

В случае если сложное существительное, имеющее в своем составе числительное, является устоявшимся общепринятым названием (термином), допустимо его написание в буквенной форме:    25-тысячник  и    двадцатипятитысячник,

5-летка и пятилетка.

При этом если в учетных документах, относящихся к одному и тому же фонду, используются разные написания числительного, обозначающего один и тот же объект, эти написания необходимо унифицировать и во всех текстовых полях ПК «Архивный фонд» использовать только это унифицированное написание.

Например, если в заголовках разных единиц хранения встречается: «Завод им. 10-летия Октября» и «Завод им. Десятилетия Октября», то  в поле «Заголовок» ПК «Архивный фонд» должно быть указано «Завод им. 10-летия Октября».

9.4. Написание количественных числительных

 

Количественные числительные, обозначающие круглые числа (тысячи, миллионы, миллиарды) необходимо писать в виде сочетания арабских цифр с полными обозначениями чисел: 30 тысяч участников, 30 миллионов тонн продовольствия.

Общепринятые сокращения (тыс., млн., млрд.) в текстовых полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках ед. хранения / ед. учета и документов, в редактируемых справочниках и указателях должны быть раскрыты до полной формы написания.

 

9.5. Написание количественных числительных буквенным способом

 

Буквенным способом оформляются в текстовых полях однозначные количественные числительные во всех случаях, кроме употребления их при единицах физических величин: два урока, «Три сестры», два с половиной года (в смысле: в течение двух с половиной лет) и т. д.

 

10. Написание наименований единиц измерения (единиц физических величин), технических форматов, типов и характеристик

Меры длины, площади, метража; меры времени, емкости, объема информации; формат, характеристики носителя, тип пленки; денежные и другие единицы измерения пишутся сокращенно после цифровых обозначений через одинарный пробел: 5 мин. 16 сек., 2 м, 10 кг, 33 об., 2 руб. 30 коп., 2 Гб.

 

Если в единице измерения присутствуют десятые, сотые и прочие доли, они отделяются от целой части запятой и пишутся без пробела: 2,5 см, 36,44 м­.

Меры площади и объема обозначаются сокращениями «кв.» («квадратные») и «куб.» («кубические»), после которых ставится пробел  и следует основная единица измерения: 45 кв. м, 16,7 куб. см и т. д.

Прописные и строчные буквы, а также знаки препинания в сокращенных названиях единиц измерения пишутся в соответствии с правилами русского языка. Список наиболее распространенных сокращений представлен в Приложении к Памятке.

Исторические меры длины, времени, веса, денежные и другие единицы измерения в текстовых полях пишутся полностью в соответствующем падеже и числе: 1 верста, 12 десятин, пуд, полушка и т. п.

Слова «человек», «хозяйства», «дворы», «дома» (мн. число, в смысле количества людей, хозяйств, дворов, домов) в текстовых полях  ПК «Архивный фонд» также пишутся полностью: 245 человек, 1073 хозяйства, 17 дворов, 152 дома.

Размеры двумерных и трехмерных объектов указываются в следующей последовательности:

- высота (длина) х ширина:  53 х 37 см;[19]

- высота (длина) х ширина х глубина: 1,47 м х 12 см х 8 мм

В качестве замены знака умножения или предлога «на» («10 метров на 50 сантиметров») используется строчная буква кириллического алфавита «х», отделяемая от цифр и сокращений одинарным пробелом.

Если документ имеет историческую упаковку (конверт, кофр и т. п.) отдельно указываются размеры документа и размеры его упаковки: 21 х 8 см, конверт 20 х 8,5 см.

Если документ вставлен в паспарту (альбом) и откуда не может быть демонтирован, указываются его размеры с паспарту и примерные размеры без паспарту: 15 х 12 см (с паспарту), размеры подлинника примерно 9 х 6 см.

Сокращенные обозначения форматов (расширения) электронных документов (файлов)[20], типов пленки и записей, форматов записи и характеристик носителей пишутся в соответствии с общепринятыми нормами: MPEG-3, DVD, HD и т. д.

 

 

11. Основные правила заполнения текстовых полей ПК «Архивный фонд»

 

11.1. Общие правила и рекомендации

 

В текстовых полях ПК АФ все слова в предложениях пишутся через одинарный пробел. Использование двойного пробела недопустимо. В тексте не должно быть абзацных отступов или пробелов, обозначающих начало абзаца.

Любое текстовое поле должно начинаться со значимого слова, цифры и/или иного значимого символа, то есть в начале текстового поля не может быть пробела(ов) или абзацных отступов. В конце записи (смыслового фрейма) ставится точка, за которой не должно быть пробела.

Содержательные фреймы внутри текстовых полей аннотация, историческая справка, примечания, сопроводительная документация отделяются друг от друга знаком абзаца. Каждый фрейм (абзац) внутри теста также начинается с первой позиции, а заканчивается знаком препинания, после которого без пробела следует знак абзаца.

Все слова текста вводятся полностью. Сокращенные формы слов, имеющиеся в документации и переносимые в поля названий фондов, описей, россыпей, заголовки единиц хранения/единиц учета и документов, поля авторы и место действия (производства, издания) на всех вкладках, в текстовые поля в редактируемых справочниках, указателях и классификаторах должны быть раскрыты.

Сокращения, оговоренные в Приложении к Памятке, могут быть использованы только в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, сопроводительной документации.

В полях заголовков единиц хранения/единиц учета и документов недопустимо использование таких названий как «То же», «Такой (ая) же», ссылок типа «см. выше (ниже)».

11.2. Особенности использования отдельных знаков препинания

 

Для эффективного функционирования программных комплексов принципиальное  значение имеет унификация графического изображения отдельных используемых знаков препинания. Прежде всего, это касается отображения таких знаков препинания, как тире и кавычки.

Так, в программных комплексах используются только длинное тире [ — ] и угловые французские кавычки «елочка»[«…»].

 

Длинное тире:

Чтобы поставить длинное тире, используется сочетание клавиш «Ctrl», «Alt»  и «-»  (первые две клавиши вместе, а затем клавишу тире (минус) на боковом цифровом блоке клавиатуре).

Если тире разделяет слова внутри предложения, перед и после данного знака препинания, ставятся пробелы, например: Здание театра — памятник архитектуры XIX в.

Если тире применяется для обозначения диапазона дат и разделяет арабские или римские цифры, то пробелы перед и после этого знака не ставятся. А если, в диапазоне дат использованы слова, обозначающие часть временного периода, или сокращенные формы слов «год», «век», то между этими словами и тире, а также после него ставятся пробелы, например: 1941—1945 гг., но начало — середина XIX в. или

01 декабря 1971 г. — 31 января 1972 г.

Примеры использования тире при обозначении диапазона дат более подробно отражены в разделе 9.1. («Написание дат») данной Памятки.

                                                

Кавычки «елочка»

Кавычки в текстовых полях ПК «Архивный фонд» используются в соответствии с правилами русского языка. Перед открывающей кавычкой ставится одинарный пробел (если это не начало предложения); после нее без пробела следует слово; за последним словом без пробела следует закрывающая кавычка.

Если в кавычки заключено название литературных произведений, газет, журналов, предприятий, организаций, компаний, фирм и т. п., первое слово в кавычках пишется с прописной буквы, например: Журнал «Новый мир».

Если заключенные в кавычки слова/фразы расположены внутри предложения, то после закрывающей кавычки, как правило, ставится пробел или знак препинания.

Если заключенные в кавычки слова/фразы стоят в конце предложения, то после закрывающей кавычки ставится точка и пробел (но в случае, когда это предложение заканчивает смысловой фрейм (абзац), пробел не ставится).

 

Двойные кавычки (кавычки внутри кавычек)

Если внутри слов, заключенных в кавычки, встречаются другие слова, в свою очередь заключенные в кавычки, необходимо использовать кавычки иного рисунка:

внешние – «елочки», внутренние – "компьютерные кавычки", например:

ЗАО «Издательский дом "Комсомольская правда"»[21].

Если нет возможности использовать кавычки разных начертаний, то закрывающие кавычки ставятся только один раз.  Кавычки одного рисунка рядом не повторяются, например:

ЗАО «Издательский дом «Комсомольская правда».

Чтобы поставить кавычки «елочка», применяется одновременное нажатие  клавиши «Schift» и клавиши с цифрой «2» (на ней также изображены кавычки) на верхней цифровой клавиатуре при русскоязычной раскладке.

Чтобы поставить "компьютерные кавычки" выбирается вкладка Вставка Символ Другие символы окно Символ, в котором применяются следующие значения:

Символы

Шрифт - Times New Roman    Наборосновная латиница

Код знака0022   изЮникод (шестн.)

либо

Символы

Шрифт - Times New Roman   

Код знака0022   изASCII (шестн.) или кириллица (шестн.)

либо

Символы

Шрифт - Times New Roman   

Код знака34 изASCII (дес.) или кириллица (дес.)

При использовании знаков препинания в текстовых полях ПК «Архивный фонд» необходимо обращать внимание на расстановку пробелов, а именно:

- после каждого знака препинания внутри предложения должен следовать одинарный пробел;

- после знака препинания, стоящего в конце предложения, также ставится одинарный пробел (за исключением случаев, когда предложение завершает абзац и после концевого знака препинания без пробела сразу должен следовать знак абзаца);

- между двумя знаками препинания, следующими один за другим, пробел не ставится.

12. Устранение и обозначение неисправностей текста при его переносе в ПК «Архивный фонд»

 

Способы устранения имеющихся в тексте ошибок, описок и опечаток, пропусков слов, недописанных слов, повреждений текста и других неисправностей требуют единообразия при переносе данного текста в ПК «Архивный фонд».

Неисправности, не имеющие смыслового значения

Орфографические ошибки, явные описки (двукратное написание отдельных букв, слогов, слов, перестановка букв, пропуск букв) устраняются в тексте без каких-либо пояснений.

Неисправности, имеющие смысловое значение

Неисправности текста, имеющие смысловое значение (искажение слов, опечатки, меняющие смысл слов), в тексте сохраняются.

Правильное написание приводится за неправильно написанным словом в квадратных скобках.

Обозначение непрочтенного текста, цифровых данных

При переносе в ПК «Архивный фонд» текста, имеющего неразборчивые фрагменты, либо фрагменты, неподдающиеся прочтению из-за повреждения (обрыв, стертость от ветхости, разрыв, пятна, выцветание),  в этих местах делается отточие (многоточие).

Рядом в тексте в квадратных скобках оговаривается причина пропуска текста и, если возможно,  его размер (количество букв, слов, строк), например:

[Так в подлиннике. В этом месте часть листа оборвана].

 



[1] Хотя это положение противоречит п. 3.1.4. «Основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами», М, 1980,  разработанный в 2013 году Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли в целях повышения эффективности поисковых механизмов рекомендует в вышеперечисленных полях  придерживаться последовательности: фамилия, имя, отчество, в том числе - при переносе информации из описей государственных архивов, работающих с кинофотофонодокументами.

 

[2] В написании некоторых новых названий наблюдаются колебания: Федеральное Собрание – Федеральное собрание, Государственная Дума – Государственная дума, Конституционный Суд – Конституционный суд.

 

[3] В официальных документах, в том числе – в положениях о министерствах, встречается написание должности федерального министра с прописной буквы.

[4] Отдел прямого подчинения.

[5] В официальных документах, в том числе – Уставе Калининградской области, встречается написание должности губернатора с прописной буквы.

 

[6] Слово «Совет» в качестве названия органа власти пишется с прописной буквы, за исключением случаев, когда оно входит в состав сложносокращенных слов: облсовет, горсовет и т. д.

 

[7] Написание слова «Дума» с прописной буквы закреплено в Уставе Калининградской области.

[8] Администрацию городского округа "Город Калининград" возглавляет глава городского округа.

[9] В неофициальных документах может быть использовано название организации без указания организационно-правовой формы либо с использованием ее аббревиатуры, например: Музей Мирового океана – соответствует сокращенному наименованию; Калининградский областной музыкальный колледж им. С. В. Рахманинова либо ГБОУ СПО «Калининградский областной музыкальный колледж им. С. В. Рахманинова» – соответствует сокращенному наименованию.

[10] Квадратные скобки для указания аббревиатуры употребляются только в тех случаях, когда в тексте подлинника аббревиатуры нет.

[11] Перед однозначной цифрой дня ставится ноль.

[12] Так как  тире стоит между цифрами, пробелы между первой датой и тире, тире и второй датой не ставятся.

 

[13] Слева и справа от тире ставятся пробелы.

[14] Слева и справа от тире ставятся пробелы.

[15] Так как тире стоит между цифрами, пробелы между первым годом диапазона лет и тире, тире и вторым годом не ставятся.

[16] Года пишутся полностью,  перед и после косой черты пробелы не ставятся.

[17] Слева и справа от тире ставятся пробелы; в предыдущих примерах пробел не ставится, так как тире стоит между цифрами.

[18] Так как  тире стоит между цифрами, пробелы между первой цифрой диапазона веков и тире, тире и второй цифрой не ставятся.

[19] В случае, если размеры относятся к одной размерной группе (километры, метры, сантиметры и т. п.) сокращение ставится только  после последней цифры.

[20] При обозначении непосредственно формата файла, как правило, используются прописные буквы, например: TIFF (TIF), JPEG (JPG); при обозначении имени файла и его расширения, которые отделяются друг от друга точкой (без пробела), как правило, применяются строчные буквы, например: 147_1_337_4.tif  либо 9_1_25_49.jpg).

[21] Между закрывающими кавычками двух видов пробел не ставится.

 

Обновлено ( 21.03.2016 09:41 )