2. Административный регламент

по предоставлению областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Калининградской области» государственной услуги по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий.

1. .Общие положения

1.1.                  Наименование государственной услуги

Административный регламент по предоставлению областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Калининградской области» государственной услуги по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий (далее – Регламент), определяет сроки и последовательность действий административных процедур областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Калининградской области» (далее – ОГКУ «ГАКО»), а также порядок взаимодействия ОГКУ «ГАКО» с уполномоченным органом исполнительной власти Калининградской области в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными архивами и организациями (далее – организациями) при осуществлении предоставления государственной услуги.

1.2.                  Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан и от организаций, поступивших в ОГКУ «ГАКО», осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 01.12.2014 г. №419-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции по правам инвалидов»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Законом Калининградской области от 12 июля 2006 г. № 41 «Об архивном деле в Калининградской области»;

Законом Калининградской области от 4 мая 2010 г. № 443 «О внесении изменений в Закон Калининградской области «О порядке предоставления информации органами государственной власти Калининградской области»;

Уставом ОГКУ «Государственный архив Калининградской области», утвержденным приказом Министерства культуры Калининградской области от 22 июня 2015 г. № 221.

1.3.                  Орган по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан, и организаций, поступивших в ОГКУ «ГАКО», осуществляет ОГКУ «ГАКО».

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1.                  Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1.           Государственная услуга по организации исполнения запросов граждан и организаций, поступивших в ОГКУ «ГАКО», предоставляется в виде официальных писем ОГКУ «ГАКО», архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок, заверенных в установленном порядке.

2.1.2.           Сведения о месте нахождения и графике работы ОГКУ «ГАКО», почтовом и электронных адресах, контактных телефонах размещены на официальном Интернет-сайте архива: http://www.gako.name.

Место нахождения ОГКУ «ГАКО» и его почтовый адрес: ул. Комсомольская, 32, Калининград, 236022.

Телефоны: (4012) 21-96-28, 21-04-53, 21-25-87. Факс: (4012) 21-96-28.

Электронные адреса: gako@baltnet.ru; gako2006@yandex.ru.

График приёма граждан:

Понедельник, среда: с 9-00 до 18-00. Перерыв: 13-00 – 13-45.

Суббота, воскресенье – выходной день.

2.1.3.           Информация по процедурам исполнения запросов может предоставляться:

по письменным обращениям;

по телефону;

по факсу;

по электронной почте.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону должностные лица ОГКУ «ГАКО» обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций. При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

2.2.                  Получатели государственной услуги

Получателями государственной услуги являются граждане, а также организации.

2.3.                  Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес ОГКУ «ГАКО».

В письменном запросе необходимо указать:

полное наименование архива, в который направляется запрос, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилию, имя, отчество гражданина;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

изложение существа запроса;

В конце запроса должна стоять личная подпись и дата.

Запросы, поступающие от организаций, печатаются на официальном бланке организации и подписываются ответственным должностным лицом.

В случае необходимости к письменному запросу прилагаются копии соответствующих документов.

Для истребования гражданином сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия гражданина, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

При поступлении в ОГКУ «ГАКО» запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, специалист ОГКУ «ГАКО» в течение 5 дней с даты регистрации запроса запрашивает у гражданина или организации эти дополнительные сведения.

2.4.                  Условия и сроки предоставления государственной услуги

Запросы граждан и от организаций исполняются ОГКУ «ГАКО» в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства ОГКУ «ГАКО» этот срок может быть при необходимости продлен на период до 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ОГКУ «ГАКО» архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

2.5.                  Результат предоставления государственной услуги

Государственная услуга предоставляется заявителю в виде официального письма ОГКУ «ГАКО», а также архивных справок, архивных выписок и архивных копий, заверенных в установленном порядке.

2.6.                  Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Запросы, поступившие в ОГКУ «ГАКО», которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или в организации их пославшие с указанием требуемых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.7.                  Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

Поступившие запросы социально-правового характера, т.е. связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

3. Административные процедуры

3.1.                  Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.           Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры ОГКУ «ГАКО»:

регистрацию запросов и передачу их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение специалистам или в организации по принадлежности;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов заявителям.

3.1.2.           Регистрация запросов и передача их на исполнение

Поступившие в ОГКУ «ГАКО» письменные запросы (заявления) регистрируются в течение трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами ОГКУ «ГАКО» в установленном порядке.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации запросы передаются руководителю или его заместителю (при отсутствии руководителя) в пределах их компетенции для написания резолюции. После чего с резолюцией материалы направляются в соответствующее структурное подразделение, ответственное за исполнение запросов.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению либо отказ осуществляются уполномоченным сотрудником структурного подразделения, исполняющего запросы заявителей.

3.1.3.           Анализ тематики поступивших запросов

Работники структурного подразделения ОГКУ «ГАКО», ответственного за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в ОГКУ «ГАКО» научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

3.1.4.           Направление запросов на исполнение специалистам или в организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов профильные запросы в день регистрации в ОГКУ «ГАКО» передаются исполнителям. Непрофильные запросы в течение 5 дней со дня регистрации в ОГКУ «ГАКО» направляются с официальным письмом: по принадлежности в другие органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, или заявителю с соответствующими рекомендациями.

3.1.5.           Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов:

определение круга архивных фондов, изучение научно-справочного аппарата, отбор необходимых для исполнения запроса архивных документов, а также библиографии;

просмотр документов и библиографии, относящихся к теме запроса;

выявление архивных документов по теме запроса;

копирование документов;

составление архивной справки или архивной выписки;

оформление копий архивных документов в соответствии с установленными правилами.

3.1.6.           Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

проставление архивных штампов на копиях архивных документов (поисковых данных);

оформление подписи руководителя ОГКУ «ГАКО»;

регистрация архивных справок для выдачи заявителям.

3.1.7.           Направление ответов заявителям

Исполненные запросы ОГКУ «ГАКО» направляет заявителям по указанным ими адресам.

В случае поступления непрофильного запроса ОГКУ «ГАКО» письменно уведомляет граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в ОГКУ «ГАКО» выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.2.                  Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется руководителем подразделения ОГКУ «ГАКО», ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственно услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ОГКУ «ГАКО».

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц ОГКУ «ГАКО».

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) ОГКУ «ГАКО».

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы ОГКУ «ГАКО») и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты ОГКУ «ГАКО».

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

3.3.                  Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц ОГКУ «ГАКО» могут быть обжалованы:

руководителю ОГКУ «ГАКО»;

в уполномоченный орган исполнительной власти Калининградской области в области архивного дела;

в судебном порядке.

При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель, заместитель руководителя ОГКУ «ГАКО» или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование (для юридического лица), почтовый адрес (по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения), излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

ОГКУ «ГАКО» при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение; если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель ОГКУ «ГАКО», иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в ОГКУ «ГАКО». О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

По результатам рассмотрения обращения должностным лицом ОГКУ «ГАКО» принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.