1. Административный регламент

по предоставлению областным государственным казённым учреждением «Государственный архив Калининградской области» государственной услуги по предоставлению документов пользователям в читальном зале областного государственного казённого учреждения «Государственный архив Калининградской области»

 

1.     Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент по предоставлению областным государственным казённым учреждением «Государственный архив Калининградской области» государственной услуги по предоставлению документов пользователям в читальном зале в областном государственном казенном учреждении «Государственный архив Калининградской области» (далее – Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) областного государственного казённого учреждения «Государственный архив Калининградской области» (далее – ОГКУ «ГАКО»).

         1.2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

         Предоставление государственной услуги по предоставлению документов пользователям в читальном зале в ОГКУ «ГАКО» осуществляется в соответствии с:

         Конституцией Российской Федерации;

         Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

         Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

         Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

Перечнем сведений конфиденциального характера, утверждённым Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188;

         Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ, утверждёнными приказом Росархива от 6 июля 1998 г. № 51;

         Законом Калининградской области от 4 мая 2010 г. № 443 «О внесении изменений в Закон Калининградской области «О порядке предоставления информации органами государственной власти Калининградской области»;

         Уставом ОГКУ «Государственный архив Калининградской области», утвержденным приказом Министерства культуры Калининградской области от 24 февраля 2011 г. № 32.

1.3.         Орган по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги по предоставлению документов пользователям в читальном зале в ОГКУ «ГАКО» осуществляет структурное подразделение ОГКУ «ГАКО».

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

         2.1. Порядок информирования о государственной услуге

         2.1.1. Государственная услуга по предоставлению документов пользователям в читальном зале в ОГКУ «ГАКО» предоставляется на основании официального письма или личного заявления гражданина в ОГКУ «ГАКО». Информация о работе читального зала размещена на официальном Интернет-сайте ОГКУ «ГАКО»:http://www.gako.name и доске объявлений при входе в архив.

Государственная услуга по предоставлению документов пользователям в читальном зале предоставляется в виде выдачи архивных документов на различных видах носителей и архивных копий документов, заверенных в установленном порядке.

         2.1.2. Сведения о месте нахождения и графике работы ОГКУ «ГАКО», почтовом и электронных адресах, контактных телефонах

         Местонахождение ОГКУ «ГАКО» и его почтовый адрес: ул. Комсомольская, 32, Калининград, 236022.

         Телефоны: (4012) 21-96-28, 21-04-53, 21-25-87. Факс: (4012) 21-96-28.

         Электронные адреса:  gako@baltnet.ru gako2006@mail.ru.

         График работы:

Понедельник – четверг: с 10-00 до 17-30.

Пятница – санитарный день.

Суббота, воскресенье – выходной день.

С 1 августа по 31 августа – читальный зал не работает.

2.2. Получатели государственной услуги

Государственная услуга предоставляется гражданам (пользователям, исследователям), ведущим научную работу, выполняющим служебные задания, по представлению письма направивших их организаций или по личному заявлению.

2.3. Основание для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письмо организации с заданием пользователю в адрес ОГКУ «ГАКО» или личное заявление с разрешением директора или должностного лица его замещающего на работу с документами в читальном зале ОГКУ «ГАКО».

Письмо организации оформляется на её фирменном бланке за подписью руководителя с указанием темы и цели исследования, его хронологических рамок.

В личных заявлениях указываются фамилия, имя и отчество пользователя, адрес прописки, номер телефона, должность, ученое звание, ученая степень, тема и цель исследования и её хронологические рамки.

При предоставлении услуги пользователь знакомится с Правилами работы в читальном зале ОГКУ «ГАКО» и заполняет анкету установленного образца (см. приложение).

При предоставлении услуги пользователь в читальном зале предъявляет документ, удостоверяющий личность.

2.4. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок предоставления услуги, т.е. разрешение на работу в читальном зале даёт директор ОГКУ «ГАКО» или должностное лицо, его замещающее, на срок до 1 года со дня оформления.

По истечении данного срока и изменении темы пользователь представляет новое письмо или личное заявление.

2.5. Основания для отсрочки или отказа в предоставлении государственной услуги

Государственная услуга не может быть предоставлена ОГКУ «ГАКО» пользователю при отсутствии полных данных для заполнения анкеты или отсутствии тематического материала в ОГКУ «ГАКО».

ОГКУ «ГАКО» ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истёк срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, медицинская документация, личная переписка.

Ограничения на доступ к документам о частной жизни граждан (ранее 75-летнего срока) снимаются в случаях:

наличия письменного, нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;

обезличивания персональных данных путём изъятия при копировании той их части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.

Доступ и использование документов, на которые распространяется Закон Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах» (произведения литературы, искусства, музыкальные произведения и т.д.) осуществляется с разрешения автора или его наследников (правопреемников);

доступ к научно-популярным, документальным фильмам и другим кинодокументам осуществляется по согласованию с правообладателями и соблюдением авторских и смежных прав, в том числе на основании договоров (соглашений).

2.5.1. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

выполнения служебных заданий специалистами ОГКУ «ГАКО» (справочной работы, тематической разработки фондов, подготовки информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовления страхового фонда или фонда пользования, проведения проверки наличия документов, реставрации или копирования документов и др.);

выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

экспонирования заказанных материалов на выставке;

выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

Копирование описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных по заказам пользователей не производится.
          2.6  Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб имуществу архива, совершившие хищение и порчу дел, документов, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.7. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

Данная услуга предоставляется бесплатно.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

3. Административные процедуры

         3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

         3.1.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры ОГКУ «ГАКО»:

         - Оформление пользователей;

- Ознакомление пользователей с правилами работы читального зала;

- Предоставление пользователям имеющегося в ОГКУ «ГАКО» научно-справочного аппарата (путеводители, справочники, описи, каталоги, обзоры);

- Оформление заказов на выдачу дел, документов, справочников и других печатных изданий по теме исследования;

- Прием из архивохранилищ и СИФ дел, описей, печатных изданий, выдача их пользователям и прием от них;

- Копирование документов по заявке пользователей;

- По завершении работы пользователя оформляется его личное дело.

         3.1.2. Впервые пришедшим пользователям выдаётся для заполнения анкета установленного образца.

Занесённые в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (общегражданским паспортом или документом, его заменяющим).

Специалисты ОГКУ «ГАКО» знакомят пользователей с Правилами работы читального зала под роспись, о чем делается регистрационная запись в соответствующем журнале.

Специалисты дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых ОГКУ «ГАКО» через читальный зал, порядке и условии их предоставления.

При предоставлении услуги пользователи обязаны соблюдать Правила работы пользователей в читальном зале ОГКУ «ГАКО».

Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом его посещении.

         3.1.3. Пользователям предоставляются:

         имеющийся в архиве научно-справочный аппарат (путеводители, справочники, описи, каталоги, обзоры), дела и документы на различных видах носителей по теме исследования;

консультации специалистов ОГКУ «ГАКО» о составе и содержании фондов в соответствии с темой исследования.

При определении перечня архивных дел, документов, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа установленного образца, в котором пользователь расписывается за каждую единицу хранения. Данный заказ визируется руководителем структурного подразделения ОГКУ «ГАКО», ответственного за выдачу архивных документов, или заместителем директора ОГКУ «ГАКО».

При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.

Дела, подготовленные заведующими архивохранилищами в соответствии с требованиями Основных правил выдаются сотрудникам читального зала под роспись в соответствующем журнале.

Дела и другие материалы выдаются пользователям сотрудниками читального зала под роспись в бланке заказа за каждую единицу хранения.

После завершения работы пользователи передают дела сотрудникам читального зала.

Сотрудники читального зала проверяют нумерацию листов в особо ценных делах и делах, имеющих особенности в оформлении, и передают их в архивохранилища по принадлежности.

Заведующие архивохранилищами списывают дела в присутствии сотрудников читального зала.

Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 5 дел периода до 1945 г., 10 – периода после 1945 г. С учетом специфики состава документов директором ОГКУ «ГАКО» могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа. Дела периода до 1945 г. – на третий день после заказа, периода после 1945 г. – на второй день.

Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, архивные дела – до 30 дней, печатные издания выдаются сроком на один месяц; особо ценные документы в читальный зал не выдаются, выдаются их копии, при их отсутствии особо ценные документы выдаются сроком на 2 недели.

На руках у пользователя одновременно может находиться не более 20 единиц хранения.

Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, других материалов согласовывается с руководством ОГКУ «ГАКО». Повторная выдача осуществляется не ранее чем через месяц и согласовывается с руководством ОГКУ «ГАКО».

При наличии фонда пользования подлинные документы и печатные издания в читальный зал не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства ОГКУ (ГАКО» с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

Выдача пользователям документов, перешедших по истечении установленных законодательством Российской Федерации сроков в общественное достояние, не ограничивается.

 

         4. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказу пользователей

4.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготовляются ксерокопии, фотоотпечатки.

Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (см. приложение) и передаются специалистам, обслуживающим читальный зал. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов проводится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

Объём, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесён ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством ОГКУ «ГАКО» в каждом конкретном случае.

В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей ОГКУ «ГАКО» допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства ОГКУ «ГАКО», в его помещении и под контролем специалистов читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей, ОГКУ «ГАКО» не несёт.

По согласованию с руководством ОГКУ «ГАКО» пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы. В этих случаях копирование производится в помещении ОГКУ «ГАКО» под контролем специалистов ОГКУ «ГАКО» с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам.

4.2. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

Пользователи имеют право получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов).

Пользователи имеют право обжаловать отказ в выдаче архивных документов или научно-справочного аппарата по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству ОГКУ «ГАКО», в орган управления архивным делом Калининградской области, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

 5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется специалистом ОГКУ «ГАКО», ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, путём проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы ОГКУ «ГАКО») и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. По итогам проведённых проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

Заявитель имеет право на обжалование (оспаривание) действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Заявитель может обратиться лично или письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги (далее – жалоба) непосредственно к директору ОГКУ «ГАКО» либо лицу, его замещающему. В письменной жалобе указывается:

наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии;

В конце ставится подпись и дата.

Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня её регистрации.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности специалистов, допустивших нарушения в ходе предоставления государственной услуги. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.

Если заявитель не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) ОГКУ «ГАКО» могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Калининградской области»

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ



Фамилия_____________________________________________________

Имя_________________________ Отчество___________________________

Место работы (учебы) и должность____________________________________________________ ____________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, её адрес______________________

____________________________________________________________

Образование ____________________________________________________________

Ученая степень, звание_______________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования ____________________________________________________________

____________________________________________________________

Место жительства ____________________________________________________________

____________________________________________________________

Телефон (домашний) ____________________ (служебный) _______________

Серия и № документа, удостоверяющего личность _______________________

_____________________________________________________________

 

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять.

 

Дата _______________                Подпись _________________

 

 


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------  
Директору ОГКУ «Государственный архив Калининградской области»

А.Н.Федоровой

от _______________________________

                       фамилия, имя, отчество

адрес ____________________________

_________________________________

телефон __________________________

 

ЗАЯВЛЕНИЕ





Прошу разрешить просмотр документов ______________________________


____________________________________ за ______________ год (годы).


Цель: ___________________________________________________________

___________________________________________________________

 

Подпись _________________________

Дата «___»_______________ 201__ г.

Заказаны дела: _____________________________________________________

_____________________________________________________






----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Директору ОГКУ «Государственный архив Калининградской области»

А.Н.Федоровой

от _______________________________

                       фамилия, имя, отчество

адрес ____________________________

_________________________________

телефон _________________________

 

ЗАЯВЛЕНИЕ





Прошу выдать копию решения (приказа, постановления, распоряжения)

____________________________________________________________

от «____» __________ ______ года № _________.

        число            месяц

Содержание: ____________________________________________________________

____________________________________________________________

 

Подпись _________________________

Дата «___»_______________ 201__ г.

Заказаны дела: ______________________________________________________

______________________________________________________




Результат: архивная копия, архивная выписка, ксерокопия.


Основание:
                   ф.Р- ________, оп. _______, д. _______, л. _______.

                   ф.Р- ________, оп. _______, д. _______, л. _______.
                   ф.Р- ________, оп. _______, д. _______, л. _______.